Bakgrund och tillkomst

Linköpings stadsarkiv inrättades våren 1965 som en avdelning inom dåvarande stadskansliet. Drätselkammaren hade under 1950-talet börjat samla stadsfullmäktiges och de centrala myndigheternas arkiv i en gemensam arkivlokal i Stadshuset. En större, provisorisk lokal togs i bruk 1962. Stadsarkivets tillkomst berodde på att stadens ledning fäste större vikt vid arkivens vård och ville hålla bestånden tillgängliga under vissa tider för förvaltningarnas behov.

Nya lokaler i nämndhuset

Lokalen i Stadshuset kunde inte hysa alla arkivbestånd och den förslog heller inte för framtiden. Inom ramen för den långa utredningen om samlade förvaltningslokaler för stadens förvaltningar beslutades vid samma tid som Stadsarkivet tillkom om att uppföra ett socialt nämndhus vid Ågatan. I projekteringen inlemmades lokaler för Stadsarkivet. Dessa lokaler togs i bruk omkr. 1970, då allt material ditflyttades från Stadshuset. Året därpå, 1971, började de upphörda landskommunernas arkiv att flyttas in till Stadsarkivet, som vid denna tid vanligen kallades Centralarkivet. Under resten av 1970-talet överfördes alla arkiv från Linköpings stad och de forna landskommunerna dit, varefter även de nya arkiven från Linköpings kommuns myndigheter (fr.o.m. 1971) successivt med femårsfrister började levereras.

Trångboddhet

Redan i början av 1980-talet stod det klart att lokalerna på Ågatan skulle vara fyllda redan i början av 1990-talet. Tanken uppstod då att flytta över bestånden till Stifts- och landsbiblioteket och att driva forskarverksamhet tillsammans med biblioteket. Då blev det inget av dessa planer, men 1994/95 väcktes tanken på nytt. Då hade Stadsarkivets lokaler mer än överfyllts, eftersom omorganisationen av kommunen 1 januari 1992 ledde till att det under 1992 levererades drygt 1.200 hyllmeter handlingar från de upphörda nämnderna och deras kontorsorganisationer till arkivmyndigheten; för att kunna förvara detta material nödgades Stadsarkivet hyra externa lokaler.

Nya lokaler i Stifts- och landsbiblioteket

I september 1996 fattade kommunstyrelsen beslut om att Stadsbibliotekets dåvarande byggnad skulle byggas ut med lokaler för Stadsarkivet som täckte accessionsbehoven till omkr. 2020. Samtidigt med detta brann biblioteksbyggnaden emellertid ner, varför lokalplaneringen överfördes till bibliotekets återuppbyggnadsprojekt. De nya lokalerna stod klara i januari 2000, varefter bestånden under sju veckor i januari-mars det året flyttades över till dessa.

Stadsarkivet har i och med överflyttningen till Stadsbiblioteket också en forskarsal som drivs gemensamt med Stiftsbiblioteket och Linköpings föreningsarkiv.

Verksamhet i korthet

Stadsarkivet består av ett kansli, en depå- och forskningsavdelning och en tillsynsavdelning. Som ett särskilt projekt pågår också ett större arbete med ordnande och förtecknande av kommunens personalakter. Alla förfrågningar hanteras inom kanslifunktionen och depå- och forskningsavdelningen. Den sistnämnda svarar också för forskning, förvaring, ordnande och förtecknande samt för leveranser av arkiv. Tillsynsavdelningen svarar för tillsynen av kommunens arkivbildare; i uppgifterna ingår bl.a. utbildning, rådgivning, inspektioner och uppföljning.

Arkivmyndigheten

En av kommunstyrelsens uppgifter är att vara arkivmyndighet i Linköpings kommun. Arkivmyndigheten består förutom av styrelsen också av Stadsarkivet, som utgör depå och verkställighetsorgan för arkivmyndigheten.

Alla svenska myndigheter skall enligt 7 § arkivlagen (1990:782) stå under tillsyn av en arkivmyndighet.

Arkivmyndighet i Linköpings kommun är enligt det gällande arkivreglementet, fastställt av kommunfullmäktige den 28 maj 1996, § 100, kommunstyrelsen med Stadsarkivet som dess verkställighetsorgan och depå. Beslutanderätten i arkivärendena tillkommer arkivmyndigheten, som har möjlighet att delegera den till stadsarkivarien. En arkivmyndighet kan inte delegera sina befogenheter vidare till andra myndigheter, eftersom kommunallagen förhindrar att en kommunal nämnd eller styrelse utövar tillsyn över en verksamhet som den själv bedriver.

Under nuvarande lagstiftning har arkivmyndigheterna tre huvudsakliga uppgifter:
- verka för en god arkivvård,
- bevara och vårda, samt
- tillgängliggöra arkiv.

Arbetet för en god arkivvård inryms i begreppet tillsyn. Denna innefattar utbildning, inkl. rådgivning, inspektioner, uppföljning, beslut i tillsynsärenden och om gallring m.m. Med dessa verktyg skall arkivmyndigheten sträva efter enhetlighet och effektivitet i den samlade kommunala arkivverksamheten. Myndigheterna/arkivbildarna har det fulla ansvaret för sin egen arkivbildning och arkivvård och skall därvid inte enbart följa lagstiftning, föreskrifter och reglementen utan också de beslut som arkivmyndigheten fattar.

Arkivmyndigheten har som en följd av sin tillsynsuppgift också att taga över, förvara, vårda och tillgängliggöra arkiven från de olika myndigheterna och deras förvaltningsorgan, vilka utgör de egentliga arkivbildarna. Arkivmyndigheten kan övertaga arkiv dels när en myndighet/arkivbildare upphör, dels efter antingen överenskommelse med arkivbildaren eller ett ensidigt eget beslut. När ett arkiv eller delar därav avlämnats till arkivmyndigheten, övergår hela ansvaret för arkivet eller handlingarna till arkivmyndigheten, enligt bestämmelserna i 2 kap. TF.

De offentliga arkiven utgör en del av det nationella kulturarvet. Att de förvarade arkivbestånden bevaras och vårdas på rätt sätt, genom att de förvaras i godkända lokaler och i godkända förvaringsmedel, liksom att de hanteras rätt och att handlingar som företer skador repareras, rengörs och konserveras, är därför av största betydelse.

Allmänt

En tredje huvuduppgift för arkivmyndigheten är att tillgängliggöra arkiven. Arkiven utgör inte endast en del av det nationella kulturarvet, utan har dessutom en grundläggande betydelse för demokratien och utövandet av ett aktivt medborgarskap, för rättssäkerhet och korrekt handläggning och för forskning och kunskapstillväxt. I tillgängliggörandet ingår att lämna ut handlingar till enskilda och myndigheter på begäran, att skapa hjälpmedel för eftersökning av handlingar, att bereda möjligheter till forskning och att sprida arkivinformation. Att tillgängliggöra arkivhandlingar genom digitalisering har under det senaste decenniet blivit allt viktigare.

Tillhandahålla

Alla har möjlighet att ta del av de handlingar som förvaras i Stadsarkivet, med de begränsningar som kan följa av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Vi har samma serviceskyldighet som övriga myndigheter i kommunen, vilket regleras av 4, 5 och 7 §§ förvaltningslagen (SFS 1986:223). Den enskilde skall beredas goda möjligheter att finna en handling och våra ärendehandläggare bistår med detta. Den som begär ut en handling kan, i de delar som handlingen är offentlig, antingen få läsa den på stället eller begära en kopia. Den som vill ta del av allmänna handlingar kan begära att få kopior av dem sända till sig per post. Det råder ibland en missuppfattning om att det krävs personligt besök på en myndighet för att få ta del av allmänna handlingar, men för en sådan ordning saknas allt stöd i svensk lag (jfr JO 2002-01-29, dnr 2001-3313).